Współpraca gminy Piaseczno z firmą Asseco przyniosła znaczne oszczędności operacyjne oraz skrócenie procesu doręczania korespondencji urzędowej. Dzięki elektronicznym doręczeniom udało się zredukować koszty o 42 proc. i skrócić cały proces z kilku tygodni do zaledwie pięciu dni. Ponadto, wprowadzenie tego systemu przyniosło wymierne korzyści dla środowiska. Niestety, tylko 30 proc. samorządów w Polsce jest gotowych do przystąpienia do ogólnopolskiego systemu e-Doręczeń, co pokazuje, że cyfryzacja nie przebiega tak sprawnie we wszystkich regionach.
Od 1 stycznia 2025 r. planowane jest wprowadzenie systemu e-Doręczeń, który umożliwi elektroniczną wymianę korespondencji, zastępując tradycyjne listy polecone za potwierdzeniem odbioru. Obywatele, firmy oraz podmioty publiczne będą mieć możliwość korzystania z tej usługi z dowolnego miejsca i o każdej porze, za pomocą komputera lub telefonu. Wcześniejsze terminy uruchomienia systemu e-Doręczeń zostały kilkukrotnie przesunięte, pierwotnie planowano je na październik 2021 roku.
Mimo teorii, 21 października Sejm uchwalił nowelizację ustawy o doręczeniach elektronicznych, przedłużając okres przejściowy dla urzędów do końca 2025 roku. Na debacie eksperckiej zorganizowanej w Centrum Prasowym PAP omawiano problemy i wyzwania związane z cyfryzacją polskich samorządów, a także pozytywne przykłady jej wdrożenia.
„Uznaliśmy, że kolejne przesuwanie terminu wejścia w życie ustawy nie ma sensu, bo ta formuła po prostu się nie sprawdza. Zamiast tego oferujemy samorządom dodatkowy rok na zapoznanie się z nowymi systemami elektronicznego obiegu dokumentów i organizację szkoleń w tym zakresie. Całkowite zastąpienie korespondencji papierowej formą elektroniczną nastąpi więc w styczniu 2026 roku” – powiedziała Katarzyna Zajkowska, dyrektor departamentu transformacji cyfrowej w Ministerstwie Cyfryzacji.
Badania przeprowadzone przez resort cyfryzacji wykazały, że początek 2024 roku jako termin całkowitego wyeliminowania tradycyjnej korespondencji urzędowej jest nierealny. Tylko 25 proc. podmiotów publicznych korzysta z systemów klasy EZD, a nawet wśród nich rozwiązanie to często pełni jedynie funkcję wspierającą, a nie zastępuje obiegu dokumentów papierowych. Dodatkowo, 70 proc. podmiotów publicznych nie złożyło nawet wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych.
Obecnie wiadomo, że data 2024 roku jako termin całkowitego wyeliminowania tradycyjnej formy korespondencji urzędowej jest niemożliwa do osiągnięcia. Badań przeprowadzonych przez resort cyfryzacji wykazały, że tylko 25 proc. podmiotów publicznych korzysta z systemów klasy EZD, a nawet wśród nich rozwiązanie to często pełni jedynie funkcję wspierającą, a nie zastępuje obiegu dokumentów papierowych. Dodatkowo, aż 70 proc. podmiotów publicznych nie złożyło nawet wniosku o nadanie adresu do doręczeń elektronicznych.
„Aby maksymalnie wykorzystać okres przejściowy, koncentrujemy się przygotowywaniu serii webinarów eksperckich, a także kompleksowego poradnika dla urzędników i informatyków zatrudnionych w administracji samorządowej. Często bowiem to nie technologia, a organizacja i trudność w zmianie przyzwyczajeń stanowią największą przeszkodę w rozpowszechnieniu elektronicznej korespondencji: wewnętrznej oraz zewnętrznej” – podkreślała Anna Durmaj, zastępczyni dyrektora departamentu kanałów cyfrowych w Centralnym Ośrodku Informatyki.
W Polsce istnieją gminy, które już teraz, nie czekając na ustawowe terminy bądź okresy przejściowe, skutecznie korzystają z systemu e-Doręczeń. Jednym z takich przykładów jest Piaseczno pod Warszawą, gdzie władze traktują cyfryzację urzędów jako szansę na szybsze, sprawniejsze i tańsze obsługiwanie rosnącej liczby mieszkańców oraz firm.
„Wraz z naszym partnerem technologicznym, firmą Asseco, stworzyliśmy modelowy przykład efektywnego wykorzystania innowacyjnych rozwiązań w funkcjonowaniu administracji. Centralnym elementem tej transformacji było wdrożenie systemu MKO365 do obsługi e-Doręczeń, mające na celu automatyzację i masową obsługę korespondencji podatkowej. Cała operacja dotyczyła imponującej liczby 70 tysięcy decyzji rocznie, skierowanych do osób fizycznych” – zaznaczył Daniel Putkiewicz, burmistrz Miasta i Gminy Piaseczno.
Dr inż. Katarzyna Kobierowska, kierownik produktu w Asseco Data Systems, zaznaczyła, że cyfryzacja decyzji podatkowych przyniosła gminie Piaseczno realne oszczędności, zarówno pieniężne, jak i czasowe.
Według dr inż. Katarzyny Kobierowskiej, kierownika produktu w Asseco Data Systems, cyfryzacja decyzji podatkowych przyniosła gminie Piaseczno konkretne oszczędności, zarówno pieniężne, jak i czasowe.
„Standardowo przeprowadzenie takiego procesu zajęłoby urzędowi od czterech do pięciu tygodni – wspólnie skróciliśmy ten okres do zaledwie kilku dni. Oszczędności przekroczyły 300 tys. zł, co stanowiło ponad 42-procentową redukcję kosztów operacyjnych. Taka automatyzacja umożliwiła uwolnienie potencjału pracowników do bardziej złożonych zadań” – wyjaśniła przedstawicielka firmy technologicznej Asseco.
„Technologia obecnie znacznie wyprzedza przepisy prawne. Już dziś aktywnie pracujemy nad pełną integracją różnych systemów i e-usług, a także wykorzystaniem potencjału sztucznej inteligencji, chociażby w rozpoznawaniu treści oraz odpowiednim katalogowaniu poszczególnych pism elektronicznych. Warto więc słuchać ekspertów i praktyków i równać do najlepszych” – konkludowała dr inż. Katarzyna Kobierowska.
Uczestnicy debaty w CP PAP podkreślili, że wprowadzenie e-Doręczeń to kolejny krok w procesie ucyfrowienia administracji samorządowej, a nie jego zakończenie.
Aby uzyskać więcej informacji na temat e-Doręczeń, w tym instrukcję założenia skrzynki, warto odwiedzić stronę firmy Asseco, która udostępnia potrzebne materiały.
Źródło wiadomości: pap-mediaroom.pl
