Obsługa kadrowo-płacowa w Warszawie: dlaczego firmy wybierają outsourcing

Specjalistka od kadr i płac dzwoni, że bierze zwolnienie lekarskie. W firmie zatrudniającej czterdzieści osób nikt inny nie zna hasła do systemu płacowego, nikt nie wie, na jakim etapie są rozliczenia z ZUS za ten miesiąc, a termin przelewu wynagrodzeń jest pojutrze. Brzmi znajomo? 

Jeśli w firmie jest tylko jedna taka osoba, to jej urlop, choroba czy odejście z dnia na dzień oznacza realny problem. Wynagrodzenia trzeba naliczyć niezależnie od tego, czy ktoś akurat jest w pracy.

Do tego dochodzi rachunek ekonomiczny

Stanowisko w biurze w centrum Warszawy, licencja na system kadrowo-płacowy, szkolenia z każdą zmianą przepisów, czas menedżera na kontrolę poprawności rozliczeń. Zsumuj to wszystko, a przy zespole liczącym kilkanaście czy kilkadziesiąt osób szybko okazuje się, że utrzymanie własnego działu kadr i płac kosztuje więcej niż zlecenie tego samego zakresu na zewnątrz.

Firmy z zagranicy mają dodatkowe zadanie domowe

Coraz więcej zagranicznych firm otwiera w Warszawie swój pierwszy polski oddział, a wtedy dochodzi kolejna trudność: nikt w zespole nie zna polskich przepisów o rejestracji pracowników, rozliczeniach z urzędem skarbowym czy ZUS-em. Nauka tego od podstaw kosztuje czas, a błąd popełniony na starcie bywa dużo droższy w naprawie niż w prowadzeniu na bieżąco.

To nie jest wybór „albo dział HR, albo outsourcing”

Warto obalić jeden mit: z zewnętrznej obsługi kadrowo-płacowej korzystają nie tylko firmy bez własnego HR-u. Równie często sięgają po nią zespoły, które już mają dział personalny, ale wolą oddać na zewnątrz to, co powtarzalne i czasochłonne, czyli naliczanie wynagrodzeń i deklaracje podatkowe, zatrzymując u siebie rekrutację, rozwój pracowników i decyzje personalne, czyli rzeczy wymagające realnej obecności w firmie.

Jak to się zaczyna

Zwykle od jednej rozmowy: ile osób jest zatrudnionych, jakich systemów firma już używa, co dokładnie ma zostać przekazane na zewnątrz. Firmy działające w stolicy, które szukają partnera znającego lokalny rynek, mogą sprawdzić obsługę kadrowo-płacową w Warszawie prowadzoną przez Meloop, obejmującą zarówno naliczanie wynagrodzeń, jak i rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym.

Startup, korporacja czy firma rodzinna: kto najbardziej korzysta

Outsourcing kadr i płac nie jest rozwiązaniem tylko dla jednego typu firmy, choć każda korzysta z niego z nieco innego powodu:

• Startup. Zwykle w ogóle nie ma jeszcze działu HR i nie chce go budować od zera przy kilku, kilkunastu pracownikach. Od razu oddaje ten obszar zewnętrznemu partnerowi, zamiast tracić czas na rekrutację specjalisty, którego potrzebuje tylko częściowo.
• Firma z zagranicy wchodząca do Warszawy. Kupuje przede wszystkim znajomość lokalnych przepisów, bo nikt w jej centrali nie wie, jak wygląda rozliczenie z polskim ZUS-em czy urzędem skarbowym. Outsourcing pozwala uruchomić obsługę pracowników od pierwszego dnia, bez uczenia się polskich procedur od podstaw.
• Firma rodzinna lub średniej wielkości przedsiębiorstwo z istniejącym działem kadr. Sięga po outsourcing z zupełnie innego powodu: chce odciążyć zespół z powtarzalnej administracji, żeby ludzie odpowiedzialni za HR mogli zająć się rekrutacją i sprawami pracowniczymi, zamiast tonąć w listach płac na koniec każdego miesiąca.

Bo pytanie z pierwszego akapitu, kto dziś naliczy wypłaty, jeśli jedyna osoba od tego odpowiedzialna akurat nie przyjdzie do pracy, warto sobie zadać zanim faktycznie stanie się problemem, a nie w poniedziałek o dziesiątej rano.